Jei tarp specialistų prasideda diskusija apie darbo teisę, elektroniniai personalo dokumentai turbūt būna viena karščiausių diskusijos temų. Ir diskusijos dalyviai, galima sakyti, pasidalija į dvi stovyklas – konservatyvią, kai personalo dokumentai turėtų būti surašomi tik raštu, ir liberalesnę, kai bandoma derinti elektroninius dokumentus su popieriniais. Šiame trumpame straipsnyje apžvelgsime būtent tą liberalesnį požiūrį ir bandysime atskleisti, kaip elektroniniai personalo dokumentai reguliuojami Darbo kodekse.
Pranešimų teikimas
Darbo kodekso 25 straipsnis nustato, kad tiek darbuotojas, tiek darbdavys turi vienas kitam (svarbiausia laiku) pranešti apie bet kokias aplinkybes, kurios gali paveikti darbo sutarties sudarymą, vykdymą ir nutraukimą. Tai įvairi informacija, pavyzdžiui, apie šeiminę padėtį, dalyvavimą profsąjungoje, sveikatos būklę, komandiravimą, atostogas, mamadienius ir pan.
Darbo santykių šalys įvairius pranešimus viena kitai turi pateikti raštu. Vadinasi, Darbo kodeksas nustato, kad prašymai, įspėjimai, įsakymai ir kiti dokumentai pateikiami raštu. Šiuo atveju svarbu išsiaiškinti žodžio „raštu“ reikšmę. Raštu reiškia tiek dokumentų įteikimą įprastiniu, popieriniu būdu, tiek ir elektroninėmis priemonėmis bei įvairiais elektroniniais ryšio kanalais.
Jei darbuotojui dokumentai įteikiami popierine forma, tai tokio dokumento gavimo ir susipažinimo su juo faktas patvirtinamas darbuotojo parašu. Visai kitaip vyksta elektroninių dokumentų įteikimas. Kad elektroninis dokumentas būtų įteiktas tinkamai, darbuotojas turi galėti šį dokumentą tinkamai perskaityti – turinys turi būti neiškraipytas. Turi būti užtikrinamas dokumento autentiškumas, kad darbuotojas gavo dokumentą būtent iš darbdavio ar jo įgalioto asmens. Taip pat reikia fiksuoti dokumento pateikimo faktą. Faktas gali būti fiksuojamas programinėmis priemonėmis arba darbuotojui tiesiog atsiuntus patvirtinimą (pavyzdžiui, darbuotojas atsako į darbdavio atsiųstą elektroninį laišką).
Įrodinėjimas
Elektroninį dokumentą darbuotojas ir darbdavys turi gebėti išsaugoti. Elektroninių personalo dokumentų saugojimo tvarką turėtų patvirtinti vadovas. Šią tvarką galima parengti kaip atskirą lokalinį dokumentą arba nuostatas surašyti darbo tvarkos taisyklėse, vadovo įsakyme, darbo sutartyje ir pan.
Jeigu iškyla klausimas, ar elektroniniai personalo dokumentai darbuotojui įteikti tinkamai, tuomet tokį tinkamumą įrodinėja darbdavys. Kad nekiltų nesusipratimų dėl elektroninių dokumentų įteikimo ir susipažinimo su jais, darbdavys turėtų patvirtinti vidinę tvarką, kaip vyksta darbuotojo ir darbdavio bendravimas elektroniniu būdu, kaip teikiami prašymai, įsakymai, kokiais kanalais vyksta bendravimas, kaip vyksta dokumentų gavimo ir susipažinimo su dokumentų turiniu patvirtinimas. Šioje tvarkoje taip pat galima sudėti ir dokumentų saugojimo nuostatas.
Darbuotojų tinkamas informavimas elektroniniu būdu apie priimtus sprendimus, tenkinamus prašymus yra darbdavio atsakomybė. Darbdavys turi įrodyti, kad darbuotojas buvo tinkamai informuotas. Todėl jei įmonė darbdavio ir darbuotojo bendravimui pasirenka elektronines priemones, jos būtinai turi būti aprašytos darbdavio lokaliniuose teisės aktuose arba nuostatos turėtų būti sukeliamos į darbo sutartį.
Daugiau informacijos Mokymų klubo seminaruose – https://mokymuklubas.lt/seminarai/darbo-teises-mokymai-seminarai/